了解如何撰写正式电子邮件涉及了解结构和清晰度的规则，这在任何专业环境中都比以往任何时候都更为必要。如今，88% 的 18 至 65 岁人群每天都会使用电子邮件，其中大多数人每天查看收件箱超过三次*。
具有清晰主题行和精心编写的正文的正式电子邮件传达了专业形象，并为接收者提供了最佳体验。在本指南中，您将逐步学习编写正式电子邮件的最佳实践，并通过五个示例来激发您的灵感。
使用 Brevo 改进您的正式电子邮件
使用电子邮件营销平台设计给收件人留下深刻印象的电子邮件。
立即创建您的免费帐户
*数据来自 Zero Bounce 的 2024 年电子邮件统计报告。
如何一步一步编写正式电子邮件
首先，在开始写作之前，明确定义电子邮件的目的至关重要，这将帮助您有效地构建正式电子邮件并突出主要信息。了解每个收件人的背景也很重要，这可以通过通用收件箱等工具来实现，这些工具将所有交流集中在一个地方。
下面，您将看到正式电子邮件中不可缺少的部分。
主题行
正式电子邮件的主题行应清晰直接，准确反映邮件的目的。它永远不应留空。阅读电子邮件的其余部分至关重要：估计有 47% 的人仅根据主题行打开电子邮件。
我们提供 100% 准确和高质量的数据匹配，为您的 阿曼 Telegram 用户手机号码列表 产品提供最佳的 B2B 联系人列表。所有计划都提供 24/7 客户支持了解我们的数据库如何将您的业务提升到新的水平。我们的数据库收集了广告商在许可网站上积累的所有内容（使用这种数据库的好处之一是，通过其良好的基础，您可以获得潜在客户），以促进您的业务，从而促进销售。
撰写电子邮件主题可能是一项创造性的任务，灵感会派上用场。一些电子邮件营销工具具有 AI 助手，例如 Brevo 的 AI 助手，它可以提供帮助。根据用户输入的电子邮件主题，助手会生成最多三个 Google 位置 0：它是什么以及如何获得它？ 主题建议，用户可以直接使用或调整这些建议。
Brevo 电子邮件主题行 AI 助手。也有西班牙语版本。
电子邮件营销中常见的有说服力的主题行策略，例如产生一种好奇心。在某些正式电子邮件中，它们可能是一种选择，但如果您选择使用此类主题行，则它们应合理并与正式电子邮件的整体语气保持一致。
正式电子邮件问候语
问候语对于您想要留下的第一印象至关重要。重要 KH列表 的是将其与您在电子邮件中寻找的正式程度相匹配。以下是适合正式语气的问候语：
正式问候语 更非正式的问候语
亲爱的玛丽亚：
亲爱的洛佩兹先生：
早上好，玛丽亚：
下午好，佩雷斯夫人： 亲爱的玛丽亚：
你好，玛丽亚：
包括接收电子邮件的人的姓名有助于个性化消息。 “亲爱的玛丽亚”比“亲爱的客户”更好。如果您发送大量电子邮件，您可以使用某些电子邮件平台提供的营销自动化轻松做到这一点。
当问候语写在单独的行上时，请记住它后面必须跟冒号，而不是逗号。这是西班牙语和英语等其他语言之间的拼写差异。
电子邮件正文
在邮件正文中，直奔主题并清楚地表达电子邮件的目的至关重要。收件人应该很快明白你为什么给他们写信。
以下可读性标准适用于所有类型的电子邮件，包括正式电子邮件：
将文本分成短段落，每段不超过 150 个字，以方便阅读和在以后的回复中引用。使用清晰的字体，如 Arial 或 sans serif。
您可以使用项目符号列表来组织想法或列出要点。
使用粗体突出显示文本的重要部分，但不要过度使用。一般来说，您不应使用超过 15-20% 的粗体文本，以免让读者不知所措。
斜体可用于标题、强调特定短语或直接引用（只要不使用引号）。
号召性用语和结束语
号召性用语的概念是电子邮件营销的典型特征，也适用于撰写正式电子邮件。阅读后，收件人应该清楚您在邮件中提出的下一步行动：回答问题、安排面试、达成交易、访问页面等。您可以使用粗体突出显示此操作并确保它可见。
邮件正文的最后一行是感谢收件人关注的好时机。您还可以使用礼貌的消息，例如“祝您周末愉快”。
在正式电子邮件中说再见，以下是西班牙语中最常见的选项：
祝一切顺利，
诚挚地，
诚挚地，
不建议使用“Sincerely”，因为它是从英语中借用的。
在此结束之后，您可以添加附言，其中包含有关主要主题的其他信息。如果您想添加有关讨论主题的信息，最好在发送邮件之前编辑邮件正文。
签名和联系信息
电子邮件签名将联系信息组合在一起。在专业签名中，它是必不可少的
必须包含公司名称、您的全名、您的职位和电子邮件地址。
作为可选元素，您还可以包含联系电话、社交网络或公司网站的链接以及公司徽标。尽管电子邮件签名应该是完整的，但包含太多元素也不是一个好主意。
撰写正式电子邮件的八个良好做法
一旦您了解了正式电子邮件的结构，您就可以发现有效撰写和回复正式电子邮件的八个最佳实践。前五个适用于任何类型的正式沟通，而后三个则侧重于群发电子邮件。
1) 考虑每个收件人的背景
发送正式电子邮件之前的第一步是明确电子邮件的目的。例如，可能是申请工作、宣布新功能、提供合作等。了解收件人是谁以及他们的背景也同样重要：之前有过沟通吗？他们掌握了关于您（作为发件人）或您公司的哪些数据？
与该人之前互动的历史记录为起草适当的消息提供了宝贵的信息。如果您使用除电子邮件之外的其他通信渠道（社交媒体、WhatsApp、其他电子邮件帐户），通用收件箱会集中所有消息，有助于减少响应时间并提高效率。Brevo 在对话平台中提供此功能。
Brevo 对话平台通用收件箱。聊天机器人设置。
2) 保持足够的响应时间
在合理的时间范围内回复电子邮件是专业精神和对您正在与之沟通的人的考虑的标志。在工作日，在 24-48 小时内回复是合适的，尤其是在专业环境中。如果您当时无法执行电子邮件中请求的操作，请发送电子邮件收据确认并提供完成的预计时间范围。
如果您要出门在外并且无法查看电子邮件，设置自动回复消息是个好主意。这是大多数电子邮件平台（包括 Gmail 和 Outlook）上可用的基本自动化功能。
专门的电子邮件营销平台，如 Mailchimp 及其替代品，也有自动化选项，但它们更关注发送的日期和时间，而不是对正式电子邮件的回复。
如果没有回复，请跟进
虽然合理的响应时间是可取的，但并不总是能够实现。有时，不可预见的情况会阻止这种情况发生，了解这些情况也是必要的。当这种情况发生时，跟进电子邮件可以帮助您回到正轨并收到您期望的回复。
跟进应在合理的时间范围内发送，留出时间让收件人回复，并以尊重和友好的语气发送。
检查拼写
在发送正式电子邮件之前，您应该检查文本中的拼写和语法错误，匆忙发送并不是一个好主意。例如，您应该确保包含所有初始问号和感叹号 (¿, ¡)，并且重音正确。
平台的拼写更正功能很有帮助，但应谨慎使用。例如，在以下来自 Gmail 界面的电子邮件中，更正后的单词（向我们展示）是正确的，并且提供的建议会改变原始句子的含义。
