您的个人工作量是否拖累了整个公司？连续两天，我与两个不同的客户进行了相同的对话。他们没有完成与关键营销项目相关的简单任务，结果拖累了整个项目的工作流程。他们所需要做的就是投入半小时的工作，但在过去的三周或三个月里，他们没有这样做。
你能体会到吗？我能。每一位成功的商业领袖都经历过不知所措的感觉。
对于我的客户，以及通常对于我们其他人来说，这不仅仅是一项半小时未完成的任务。还有十项、二十项、五十项甚至一百项看似微不足道的任务等待处理。而且这份清单每天都在变长。
不，不是因为还有三个星期就要过圣诞节了。也不是因为他们遇到了业务紧急情况。但是，我确实记得看到过一家公司因为这个问题而破产。老板筋澳大利亚电话号码数据疲力尽，难以按时完成任务。然后，公司的几个方面都出现了问题。由于他已经两头忙，没有精力去处理这些需要解决的新问题。他没有授权，最终关门大吉。
从经验中讲
我非常关心这个话题。长期以来，我都是企业主，有一大堆待办事项让我应接不暇。我患有严重的“老鼠赛跑症”，为了完成工作承诺，我经常加班加点，我的家人也经常因此而受苦。即使我在家，我也经常沉浸在自己的世界中思考工作中的问题。
然后我参加了迈克尔·海亚特的课程，名为“自由专注”。毫不夸张地说，这门课改变了我的生活。我告诉人们，这是我做过的第三件最能改变我的事情。第一件是重生，第二件是娶了我了不起的妻子。她会证明“自由专注”给我的生活以及我们家带来的变化。
昨天，也就是圣诞节前两天，我女儿在工作时大拇指被严重割伤。我早上 8 点接到电话，然后赶到现场。在坐了救护车，又去了急诊室后，我回到了办公室。虽然我没有计划好这三个小时的延误，但我还是能够准时回家吃晚饭。当我写这篇文章时，是平安夜下午 4 点 47 分。我准备准时离开办公室，我的待办事项清单已经全部完成了。今晚我可以参加我们家庭的圣诞节活动，全身心投入其中，不用担心工作。
相比之下，五年前，像我女儿的意外事故这样的干扰可能会引发一场小灾难。今天，由于学会了如何委派任务、控制日程安排和管理待办事项清单，昨天的紧急情况没有引发更多的紧急情况。
您是否感受到了超负荷的后果？
我们可能都同意忙碌总比没有足够的事情要做要好。但忙碌也有其自身的危害，尤其是当我们的工作量失控时。以下是可能发生的情况：
一种无望的放弃感油然而生。我们开始相信，摆脱厚厚的待办事项清单是不可能的。
我们经常犯错。 当别人看到我们经常不履行自己的义务或承诺时，他们开始质疑我们的性格和正直。
我们感到内疚。我们知道，虽然生意可能成功了，但我们个人过得并不好。
我们落后得更远了。 试图同时处理多项任务或匆忙完成工作会导致错误和低效率，从而使我们落后得更远。
我们感到精疲力竭。我们的精力下降，没有热情去解决我们面临的重要而棘手的问题。
我们让别人失望和沮丧。我们的团队可能没有说太多，但我们可以感觉到他们的不信任开始增长。
我们变得易怒。大量的待办事项压力影响了我们的人际关系，我们可能变得难以相处（无论是在工作中还是在家里）。
我们发出了错误的信号。我们匆忙行事，以至于我们的员工和客户觉得我们没有时间与他们交谈。他们不想用“不必要的”问题来打扰我们，所以他们往往不会像应该的那样进行沟通。
我们失去了机会。当我们精疲力竭时，我们没有时间和精力去利用可能为我们的业务带来的机会。例如，也许你知道有机会进入一个新市场，但你没有时间开始探索这些可能性。
我们扼杀了自己和他人的成长。没有时间好好领导的领导者就像没有时间祈祷的基督徒一样——我们只会搬起石头砸自己的脚。当我们陷入无尽的泥潭时，我们无法在领导者的角色上获得专业成长。如果我们只赋予他们权力，我们周围的其他人可能已经是您要了解成为专家不是一朝一夕的
准备好并愿意站出来承担新的责任。
我希望你没有经历过这样的事情，但也许你可以向前看，看到这样的事情正在向你走来。或者也许这种恶性循环恰好与你目前的经历相符。无论哪种情况，你现在都可以采取行动，慢慢摆脱待办事项清单过长的陷阱。
如何才能退出这场残酷的竞争？
承担责任。不要因为你太忙而责怪别人。看看自己，认识到除非你改变它，否则它永远不会改变。
了解管理精力的重要性。《全神贯注计划》的创始人迈克尔·海亚特 (Michael Hyatt) 曾这样描述生产力：“生产力更多的是管理精力，而不是管理时间。为什么？因为时间是固定的，但我们的精力是可以灵活变通的。大多数人恰恰搞错了这一点。他们把一天的时间都安排得满满的，以为自己可以完成所有任务。但实际上，他们工作的时间越来越长，效率越来越低，因为他们已经筋疲力尽了。”
学会委派。委派是缩减待办事项清单的关键。在日常工作中，我们经常因为“有更重要的事要做”而放弃入门级任务。虽然我们确实有更重要的工作要做，但如果我们不委派一些责任，我们对任务的缺乏后续行动会阻碍我们在实现最重要目标方面的进展。
将重复任务系统化可以节省您的时间，或者更好的是，让您能够委派任务。以下是一些帮助您开始委派任务的提示：
- 确定你的优势和劣势。你擅长什么？你不擅长什么？你的团队中其他人在哪些方面比你做得更好？你为公司带来了哪些独特的天赋，可以以别人无法做到的方式推动公司向前发展？
- 把你不擅长的工作委托给他人。你不需要成为团队新生命农业中最聪明、最有能力的人。把别人能做得比你更好的工作委托给他人。克莱斯勒首席执行官李·艾柯卡说：“我雇佣比我聪明的人，然后让他们自己做。”
- 把你不喜欢的工作委托给他人。你可能永远不会喜欢工作的每个方面，但你可以把你觉得无聊或乏味的工作委托给他人。
领导者往往不愿放弃控制权，这对他们自己不利。你可能会担心对方“不会把事情做好”。除了清楚流程和你想要的结果之外，你还需要接受与你原本打算做的略有不同的做法。完成一项任务通常比“恰到好处”地完成任务更重要。
做个时间研究。漫长的一天结束了。回首往事，你会想，我的时间都去哪儿了？试着跟踪几天的时间。你会惊讶地发现，你在最重要的工作上花费的时间竟然如此之少。
以下是一些常见的浪费时间的事情：
- 查看电子邮件
- 多次处理邮件或文书工作
- 安排工作和会议
- 其他人可以处理的电话或请求
- 解决琐碎问题
- 干扰：电话、信息、人
在时间研究期间，记下在处理最重要的任务时被打断的次数。打断会浪费大量时间。一旦被打断，我们需要时间才能重新集中精力处理之前正在做的事情（稍后会详细介绍）。
此外，干扰还会让我们忘记需要做的事情。有人问过你：“你按照你说的做了__________吗？”你的回答是：“嗯……没有。我本来打算做，但被打断了。”干扰让你忘记了，因为你的注意力从你打算做的事情上转移了。
聘请行政助理。您的助理不需要全职为您工作。即使是兼职助理，经过培训后，也会发挥巨大作用，您会想知道如果没有他们，您会怎么做。优秀的助理在行政和秘书工作方面比您做得更好、更快。然后您可以专注于高级工作，这将为您的公司带来更大的回报。
每天确定任务的优先顺序。 用批判的眼光重新审视你的职责。问这样的问题：
- 有必要这么做吗？如果没有必要，请将其从工作流程中删除。
- 我有必要 这么做吗？如果没有必要，就委托别人去做。
- 有没有更好或更有效的方法来做到这一点？
每天将你的优先事项缩小到迈克尔·海亚特所说的“三大事项”。这是你必须完成的三件事。那么先做这些吧。
仅仅因为某件事让人感觉很紧急，并不意味着它很重要。例如，从事营销项目可能不像你的其他职责那样紧急，但如果不花时间在这个项目上，从长远来看，你的业务可能会落后很多。
每天或每周留出时间进行规划。定期花些时间展望未来，开始为即将开展的活动制定一些计划。安排时间，让你可以全神贯注于某项特定任务，并将类似的任务集中在一起。在不同的任务之间来回奔波（例如与客户通电话并尝试制定营销计划）会浪费你的时间和精力。
在他的《个人 MBA》一书中， 乔希·考夫曼解释了我们的大脑如何将有关我们任务的信息“加载”到工作记忆中。他写道：“如果你不断切换注意力的焦点，你就是在迫使你的大脑花费时间和精力一遍又一遍地反复处理、加载和重新加载上下文。这就是为什么你可能会花一整天的时间同时处理多项任务，却一事无成，最后感到筋疲力尽——你把所有的精力都花在了上下文切换上，而不是取得了进展。”
为你的一天和一周安排充足的时间。不可避免地会出现一些你没有计划的事情。如果你的日程安排中没有“空白时间”，你就别无选择，只能留下一些未完成的事情。
询问您的团队。您的团队可以为您提供有关授权事项以及您可以改变哪些做法以完成待办事项清单的想法。尝试询问他们 – 他们一直在观察您，可以提供您可能忽略的见解。
